Ein BCM-Werkzeug muß die benutzende Person in die Lage versetzen, bestimmte, immer wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern. Wird einer der nachfolgenden Punkte von einem BCM-Werkzeug nicht erfüllt, so stellt sich die Sinnhaftigkeit des Einsatzes eines Werkzeugs in Frage. Schließlich kann dann mit “normalen” Textverarbeitungs- und Tabellenverwaltungsprogrammen das Auslangen gefunden werden.